生活協同組合パルシステム千葉 内部統制基本方針

生活協同組合パルシステム千葉 内部統制基本方針

生活協同組合パルシステム千葉(以下、「当組合」という)は、『心豊かなくらしと共生の社会を創ります』を理念とし、さらに「コミュニティ生協として組合員参加を高め、千葉県全域でくらし課題解決に取り組みます」を2020年ビジョンのテーマに掲げ、くらしの課題解決に取り組んでいます。

この理念実現の為には、経営資源を有効かつ効率的に活用しつつ、組織内部のリスクを管理・コントロールすることで当組合の組織基盤を強化する必要があると認識します。

当組合では次のとおり内部統制システム構築に関する基本方針を定め、体制整備に努めます。

1. 理事および職員の職務の執行が、法令および定款などに適合することを確保する為の体制

  1. 法令、定款および諸規程等を遵守する為に「パルシステム千葉行動規範」にもとづき、高い倫理観と社会規範に沿った責任ある事業活動ができる組織風土つくりを推進して行きます。
  2. 「内部統制委員会」を専務理事のもとに設置し、継続したコンプライアンスの推進および体制の整備を図ります。
  3. 「内部統制委員会」でコンプライアンスに関する情報の共有化を図るとともに、役職員に対する教育、啓発を継続的に行います。
  4. 法令、定款、諸規程等の違反行為等に関する適切な対応をする為に「相談窓口運用規程」にもとづき、相談窓口を設置しすみやかな調査と是正を行う体制を推進します。また、相談者に対して相談を理由にした不利益になる取り扱いは致しません。
  5. 「公認会計士監査規約」にもとづき、公認会計士または監査法人による会計監査を受け、その会計監査報告書を総代会に開示します。        
  6. 反社会的勢力との取引を遮断するために、契約書類への必要事項記載等、体制整備を進めます。

2. 理事の職務の執行に関わる情報の保存および管理に関する体制

  1. 理事会その他重要な会議の意思決定に係わる情報は、法令、定款および関連諸規程の定めに従い議事録を作成し、保管方法を明確にして適切な管理を行います。
  2. 「文書管理規程」にもとづき、管理対象とする文書、保存期間、保存形態、保存部署および保存場所を明確にして管理を行い、関連文書とともに保存します。
  3. 「情報開示規則」および「情報開示細則」にもとづき、情報開示の範囲を定め適切な運用を行います。

3. 損失の危険の管理に関する規程その他の体制

  1. 重大な影響をおよぼす可能性のあるリスクに対処する為に「リスク管理方針」および「リスク管理規程」にもとづき、理事および職員によるリスク管理体制の構築を行います。
  2. 「リスク管理規程」にもとづき、専務理事のもと「リスク管理委員会」を設置し、リスクの評価と分析、リスク対策の策定、対策の進捗点検および是正指示を行いリスク管理の実効性を確保します。
  3. 緊急事態発生時に迅速且つ適切に対処する為に「危機管理規程」および「クライシス対応マニュアル」にもとづき、緊急事態発生時の役職員の役割、責任、権限、連絡体制等を明確し、危機管理体制の構築を行います。
  4. 「個人情報保護規程」にもとづき、個人情報の適切な保護と管理を行います。また、専務理事のもと「個人情報保護委員会」を設置し、効果的な実践の為に必要な点検と教育を行います。

4. 理事の職務の執行が効率的に行われることを確保する為の体制

  1. 「理事会運営規則」にもとづき理事の職務の執行が効率的に行われるよう業務執行、運営に関する重要事項を審議、決定します。
  2. 理事の職務執行を効率的に行う為に「理事職務権限規程」にもとづき、理事長の総理のもと専務理事が組合を代表して業務を執行します。また、「経営会議運営基準」にもとづき専務理事を議長とした経営会議を定期的に開催し、業務執行に関する重要事項を協議します。
  3. 事業運営に関する理事の意思決定の効率化と適正化の為に、各種委員会および「主要会議開催規程」にもとづく重要会議を設置します。
  4. 「業務執行に関わる職務権限規程」「申請及び稟議規程」「決裁基準」にもとづき、各部門の職務権限を明らかにして、効率的な業務執行を行います。

5. 当組合および子会社等における業務の適正を確保する為の体制

  1. 子会社の設立、解散、出資、所有株式の譲渡、役員派遣、その他子会社等に関する重要な方針および事項は、理事会で協議し決定します。
  2. 「子会社管理規程」にもとづき、重要な方針および事項を監督し適切な指導を行い、相互の健全な発展を推進します。

6. 監事の監査業務の適正性を確保する為の体制

  1. 監事による監査の実効性を高め、監査職務の円滑な遂行を確保する為に「監事監査規約」および「監事会運営規則」にもとづき、監事の職務を補助する監事会事務局を置きます。
  2. 監事会事務局を任ぜられた職員は、監事の命を受け、監事会の運営に関する業務および職務を補助します。
  3. 監事会事務局員の人事に関する事項は監事会の同意を得て行います。
  4. 監事が監査の実効性ある監査意見を形成する為に、当組合および当組合子会社等の公認会計士監査の立会い、ならびに必要な情報の提示に努めます。
  5. 監事が当組合の重要な意思決定の過程および重要な業務の執行状況を把握して、実効性のある監査意見を形成する為に、理事会および当組合の業務の適正を確保する上で重要な会議への出席の確保、ならびに必要な情報の提示に努めます。

7. 監事への報告に関する体制

  1. 重大な法令、定款違反もしくは不正行為等の事実、または当組合に著しい損害を及ぼす事実が確認されたときは、直ちに当該事実を監事に報告します。
  2. 内部統制システムの構築、運用、整備状況に関する内部監査の結果を監事に報告します。
  3. 内部統制システムの構築、運用、整備状況について監事から報告や調査が要求されたときは、すみやかにこれに対応します。

2010年4月1日 制定
      2017年6月28日改訂最終
生活協同組合パルシステム千葉
専務理事 新村 里志