生活協同組合パルシステム千葉 個人情報保護方針

はじめに

生活協同組合パルシステム千葉(以下、「組合」という)は、千葉県の組合員に、食料品・生活用品・その他サービス等の供給活動を通じて、組合員の生活に貢献するための生協です。

この目的を達成するために、組合員をはじめとする多くの皆様の個人情報を取り扱っております。個人情報の安全・確実な管理は、わたしたちに課せられた社会的使命であると考えています。

  • お預かりしている個人情報の管理を強化し、漏洩、滅失または毀損等を発生させないように安全かつ正確な情報管理を行います。
  • お預かりする個人情報の利用目的、管理体制等を公開し、皆様に安心してこの組合をご利用していただきます。

1.個人情報の収集について

1 この組合が収集する個人情報の種類

  1. この組合は、次の種類の個人情報をお預かりします。
    1. この組合にご関心を持ち、加入のための資料請求等をされた方の個人情報
    2. この組合に加入された方(以後「組合員」とします)の個人情報
    3. 組合員の家族の個人情報(事業・活動において必要がある場合に限る)
    4. この組合の組合員がギフトサービス発送先等に指定された方の個人情報
    5. この組合で働くことに関心を持ち、履歴書等をお送りいただいた方の個人情報
    6. その他、この組合と関係する方の個人情報

2 この組合が管理する個人情報の利用目的

この組合は、生活協同組合として、商品の供給、組合員活動、その他を遂行するために次の目的で個人情報を収集・維持・利用します。

  1. 資料請求を行ってくださった方の個人情報は、加入のための資料送付・ご連絡の目的に限定し使用します。
  2. 組合員の個人情報は、商品の案内、注文内容の確認、供給促進、受注及び発送、利用代金の請求、その他サービスの提供目的に限定し利用します。
    1. よりよい商品・サービスを提供するために、その都度目的を明らかにして、アンケート調査等を行う場合がありますが、その場合はアンケート発送と回収確認の目的に限定してこれを利用します。
    2. 組合員が口座振替によるお支払いを希望される場合、口座に関する情報をお預かりします。
    3. CO・OP共済《たすけあい》など、共済契約者に関する情報をお預かりします。 この情報の利用は、必要に応じて共済加入、共済金の支払目的、割戻金のお知らせ、その他共済サービスの案内等に限定します。
  3. この組合主催の行事等に参加される組合員やご家族の個人情報は、受付名簿、連絡、会議、催し等の適切な運営のために限定して利用します。
  4. 総代会等に参加される総代の個人情報は、総代公示、受付名簿、連絡、会議等の適切な運営のために限定して利用します。
  5. ギフトサービスをご利用いただいた際の送り先様の個人情報は、当該ギフト発送の目的に限定して利用します。但し、組合員の便宜を図るために、ご承諾を得たうえで、継続的な送り先として登録していただき、次回以降のギフト申込時に印刷された申込書の準備に利用することがあります。
  6. この組合でお預かりした就職希望の方の個人情報は、採用活動の目的に限定して利用します。
  7. その他、この組合と関係する方の個人情報につきましても、その利用目的を限定してお預かりします。

3 情報収集にあたってのお約束

この組合は、組合員によりよい商品・サービスを提供するために日々業務の改善を行っております。このため、新たな個人情報の収集が発生することも予想されます。新たに個人情報を収集する際には、収集時に利用目的をご本人様にお伝えし、同意をいただいた方のみ収集します。

2.個人情報の保護について

1 個人情報の管理体制について

この組合は、お預かりした個人情報の紛失、破壊、改竄、漏洩等を防止するため、個人情報取り扱い業務に関する個人情報保護プログラムを策定しました。これを運用・維持するとともに、個人情報保護委員会を設置し、管理体制を強化していきます。

2 個人情報の委託と第三者提供について

この組合は事業・サービスに関連しない第三者への個人情報の提供を行いません。委託に関しては以下に示す外部委託先や各種サービスを提供する取引先に限定してこれを行います。

  1. 外部委託の際の管理
    この組合は、お預かりした個人情報を保管・入力・配達・未収金となっている利用代金の請求・広報活動・組合員サービス・管理システムの保守点検等について、利用目的の範囲内で外部委託することがあります。この場合、委託先においての管理を確認したうえで個人情報の引き渡し、回収及び廃棄についても確実な管理のもとでこれを行います。
  2. サービス紹介・斡旋業務における個人情報の提供について
    この組合は、各種サービスを提供する取引先を紹介することがあります。この場合、取引先への個人情報の提供が発生しますが、原則として、収集目的を達するために必要な範囲内にとどめることとします。また、斡旋業務においては、組合員が記入した申込書類が、取引先において利用目的の範囲内で適正な管理がなされているのかを確認します。
  3. ただし、本人及び第三者の生命・健康・財産などの正当な利益を保護するために必要なときや法令に定めがある場合を除きます。

3 個人情報に関する法令及びその他の規範の遵守

この組合は、個人情報保護委員会活動を通して個人情報に関する法令・条例及びその他規範を特定し、これらを遵守する業務管理を徹底することで法令の遵守を確実に行います。

4 個人情報保護プログラムの継続的改善に関すること

この組合は個人情報保護に関する取り組みを、個人情報保護委員会を通じて、継続的に見直し、改善・向上に努めます。

5 方針の文書化及び周知

この組合は、組織内及び関係者が個人情報の保護及びその重要性について認識した上で業務に臨むことが個人情報の管理を行うにあたり不可欠であるという考え方のもと、この個人情報保護方針を、専務理事が定め、又は必要に応じて改訂し、文書化して、組織内に周知すると同時に、関係者に示す事によって、個人情報保護の管理体制が効果的にかつ継続的に機能するよう努めます。また、この組合に関心を持つすべての方が、私たちの考え方についてご理解いただけるよう、ウェブサイト等を通じてこの方針を公開します。

6 この組合と関係組織

この組合が行う事業の中には、以下に示す他団体と連携し管理を行うものがあります。お預かりした個人情報は共同の利用目的の範囲に限定し、利用します。

  1. 商品の供給・サービスの提供に関する個人情報の共同利用・・・パルシステム生活協同組合連合会、グループ会員生協ならびに子会社及び関連会社・団体
  2. 共済事業・サービスの提供に関する個人情報の共同利用・・・パルシステム共済生活協同組合連合会・日本コープ共済生活協同組合連合会

7 個人情報に関する問い合わせ先

  1. この組合は、お預かりした個人情報及びその管理等に関するお問い合わせを受け付けます。
    このお問い合わせ窓口では、次の事項について受付、確認及び対応をします。
    • お預かりした個人情報の内容の訂正等について
    • お預かりした個人情報の入手手段等に関するお問い合わせについて
    • お預かりした個人情報の第三者提供に関するお問い合わせについて
    これらについてお問い合わせをいただき、その結果、情報が不正確な場合や問題がある取り扱いについて事実が判明した場合は、適切な対応をとりご報告します。
  2. お問い合わせ窓口は次の通りです。
    • 組合員のお問い合わせ窓口
      生活協同組合パルシステム千葉の各事業所(センター、店舗)
    • 加入等に関するお問い合わせ窓口
      生活協同組合パルシステム千葉本部
    • その他
      生活協同組合パルシステム千葉本部

2005年2月23日制定
      2017年6月28日改訂最終
生活協同組合パルシステム千葉
専務理事 新村 里志